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Le cadre légal de la mission de contrôle
La loi du 10 juillet 1965 confie au conseil syndical une mission de conseil et de contrôle de la gestion du syndic. Ce pouvoir s’exerce tout au long de l’année, et non uniquement lors de la préparation de l’assemblée générale. Les membres du conseil disposent d’un droit d’accès illimité à toutes les pièces relatives à la gestion et à l’administration de la copropriété. Le syndic ne peut s’opposer à la consultation des factures, des contrats, des relevés bancaires ou des registres de paie du personnel de l’immeuble. Ces documents peuvent être consultés au cabinet du professionnel ou sur l’espace dématérialisé (extranet) mis à disposition des copropriétaires. En cas de refus de transmission de la part du syndic, le président du conseil syndical peut engager une procédure en référé pour obtenir les pièces sous astreinte.
La vérification concrète des documents comptables
Le contrôle repose sur l’examen rigoureux du grand livre, qui recense l’ensemble des opérations financières de la copropriété. L’objectif est de vérifier que chaque écriture comptable correspond à une dépense réelle et justifiée.
L’examen des factures et des contrats
Le conseil syndical confronte les factures reçues avec les prestations réellement effectuées dans l’immeuble. Il vérifie que les tarifs appliqués respectent les contrats signés, notamment pour l’entretien de l’ascenseur, du chauffage ou des espaces verts. Cette étape permet de repérer des doubles facturations ou des prestations facturées alors qu’elles sont déjà incluses dans le forfait de gestion courante du syndic.
Le suivi de la trésorerie et de la banque
L’analyse des relevés de comptes bancaires est nécessaire pour s’assurer de la réalité des flux financiers. Le conseil syndical vérifie la correspondance entre le solde bancaire et les sommes figurant au bilan de la copropriété. Il s’assure également que les appels de fonds ont été correctement enregistrés et que le syndic n’utilise pas les fonds de la copropriété à d’autres fins que le règlement des charges et des travaux votés.
Le contrôle des charges de personnel et des travaux
Si la copropriété emploie un gardien ou un employé d’immeuble, le conseil syndical examine les bulletins de paie, les déclarations sociales et le calcul des primes. Il vérifie que les augmentations de salaire correspondent aux décisions prises ou aux évolutions de la convention collective.
Concernant les travaux, le contrôle porte sur le respect des budgets votés en assemblée générale. Le conseil s’assure que les acomptes versés aux entreprises correspondent à l’avancement réel du chantier et que les honoraires spécifiques perçus par le syndic de copropriété respectent les modalités de calcul définies lors du vote.
Le rapport annuel à destination des copropriétaires
Une fois le contrôle achevé, le conseil syndical doit rendre compte de sa mission. Il rédige un rapport d’activité qui sera joint à la convocation de l’assemblée générale annuelle. Ce document synthétise les observations faites durant l’année et donne un avis sur l’approbation des comptes. Ce compte-rendu permet aux copropriétaires de voter en connaissance de cause sur la gestion financière.
Si des anomalies sont constatées, le conseil syndical peut recommander de refuser le quitus au syndic ou de demander des rectifications comptables avant la clôture définitive de l’exercice. L’approbation des comptes par l’assemblée générale valide la répartition des charges entre les copropriétaires et clôture l’exercice budgétaire écoulé.
