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Il arrive qu’une entreprise ne parvienne pas à transmettre certaines données de e-reporting dans les délais impartis. Dans ce cas, la régularisation doit permettre de rattraper le retard sans pour autant générer d’incohérences entre les systèmes internes de l’entreprise, la plateforme de dématérialisation utilisée et les données détenues par l’administration fiscale.
Première étape : cerner le périmètre concerné
Avant toute action corrective, l’entreprise doit délimiter précisément ce qui doit être régularisé : la période concernée, les opérations en cause, les clients impliqués, les montants, la TVA applicable, et le cas échéant les données de paiement associées. Cette étape de cadrage est indispensable pour éviter une reprise approximative des données.
Deuxième étape : évaluer la nature du problème
L’entreprise doit ensuite déterminer si les données manquantes peuvent simplement être envoyées telles quelles, ou si elles nécessitent d’abord une correction avant transmission. Cette distinction conditionne toute la suite du processus de régularisation.
Une démarche rigoureuse, pas un rattrapage en masse
La régularisation ne doit jamais consister à renvoyer, sans contrôle, un volume important de données pour combler un retard accumulé. Chaque donnée régularisée doit correspondre fidèlement à l’opération réelle qu’elle décrit. L’objectif est d’éviter à tout prix la création de doublons ou de nouvelles incohérences qui viendraient complexifier davantage la situation.
La méthode à suivre concrètement
Dans la pratique, une régularisation efficace suit plusieurs étapes :
- Recenser l’ensemble des opérations qui n’ont pas été transmises, ou qui l’ont été de façon incorrecte.
- Vérifier les données à reprendre pour s’assurer de leur exactitude.
- Distinguer clairement les données simplement absentes des données erronées, car le traitement diffère selon les cas.
- Transmettre ou corriger les données concernées, en respectant les modalités techniques propres à la plateforme utilisée par l’entreprise.
Assurer la traçabilité
L’entreprise doit conserver une trace complète de toute la démarche de régularisation. Il est également recommandé de rapprocher systématiquement les données régularisées avec les factures correspondantes, les encaissements et les écritures comptables, afin de garantir la cohérence globale du système.
En cas de difficulté importante
Lorsque le problème porte sur un volume conséquent de données ou s’étend sur plusieurs périodes, il est conseillé de ne pas agir seul : l’entreprise a tout intérêt à se rapprocher de sa plateforme de dématérialisation ou de son prestataire habituel, afin de bâtir ensemble une méthode de reprise à la fois fiable et traçable.
Pour plus d’informations sur la facturation électronique et les obligations de e-reporting, vous pouvez consulter notre rubrique : la facturation électronique avec SECOFI
