Registre unique du personnel
Pour rappel, il mentionne, par ordre chronologique des embauches, toute personne travaillant dans l’entreprise (salarié, intérim, mise à disposition, stagiaire, …).
Il doit comporter des mentions obligatoires concernant notamment l’identification des salariés, l’emploi et la qualification, les dates d’embauche et de départ, le type de contrat de travail du salarié, la nature et le numéro du titre de travail des travailleurs étrangers…
Il doit être tenu à la disposition : du comité social et économique, de l’inspecteur du travail, des agents de la sécurité sociale.
Il doit être conservé au sein de chaque établissement.
Sanction
Pour rappel, le défaut de tenue du registre unique du personnel est passible d’une amende de 4ème classe, appliquée autant de fois que de salariés concernés.
Information
Pour la tenue du registre unique du personnel, l’employeur peut recourir à des moyens informatiques si des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues.
Préalablement le CSE doit être consulté.
Document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)
Tout chef d’établissement doit évaluer les risques existants dans son entreprise :
- Procédés de fabrication,
- Équipements de travail,
- Aménagement des lieux de travail…
Les résultats de cette évaluation doivent être formalisés dans le document unique d’évaluation des risques professionnels.
Dans les entreprises de moins de 50 salariés, le DUERP doit également consigner les actions de prévention définies par l’entreprise.
Registre des contrôles en matières d’hygiène et sécurité
Les attestations, résultats et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la charge de l’employeur au titre de l’hygiène et de la sécurité du travail doivent être conservés pendant 5 ans.
Il en est de même pour les observations et mises en demeure notifiées par l’inspection du travail et relatives à des questions d’hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques. Ces éléments peuvent être réunis dans un registre unique.
Information
Les documents des 2 derniers contrôles ou vérifications doivent être conservés les documents des 2 derniers contrôles ou vérifications doivent être conservés.
Sanction
Toute infraction à la tenue de ce registre est passible d’une amende de 4ème classe.
Registre de la délégation du personnel du CSE
Il regroupe les demandes des membres de la délégation du personnel du comité social et économique et les réponses motivées de l’employeur (entreprises de moins de 50 salariés).
Sanction
Toute infraction à la tenue de ce registre est passible d’une amende de 7 500 € (délit d’entrave au fonctionnement du CSE).
Double des bulletins de paie
L’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés pendant 5 ans.
En cas de remise de bulletins de paie électroniques, l’employeur doit garantir au salarié leur disponibilité soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.
Sanction
Le défaut de conservation des doubles des bulletins de paie est passible d’une amende de 3ème classe.
Fiches de suivi médical
Elles doivent être conservées par l’entreprise.
Suivi du temps de travail
Tout chef d’établissement doit pouvoir justifier du temps de travail effectué par chaque salarié.
Registre de repos hebdomadaire
Ce registre doit être tenu quand le repos n’est pas donné collectivement pendant la journée entière du dimanche ou sous l’une des formes prévues par la loi.
Registres tenus sur support informatique
La collecte, le traitement, la conservation automatisés de données à caractère personnel, doivent être en conformité avec le « Règlement général sur la protection des données » (RGPD).
À retenir
Tout employeur quels que soient son effectif et son activité est tenu d’établir et de conserver un certain nombre de registres et documents obligatoires.
Des registres ou documents peuvent être rendus obligatoires pour votre activité
