L’embauche d’un salarié suppose l’accomplissement de formalités obligatoires. Le non-respect de la plupart de ces obligations est qualifié de travail illégal et expose l’employeur à des sanctions pénales.
1 – Pièces à produire
Préalablement à toute embauche, il faut demander au salarié de produire l’original de sa pièce d’identité et l’attestation de sa carte vitale, pour vérifier son âge et sa nationalité.
2 – DPAE
Définition : la Déclaration Préalable À l’Embauche est une formalité essentielle pour les employeurs.
Objectif : La DPAE doit être envoyée à l’URSSAF (ou la MSA si activité agricole) avant l’embauche du salarié.
Elle permet de signaler l’embauche et de déclarer les informations nécessaires.
Voie électronique : En principe, la DPAE doit être effectuée par voie électronique. Cela peut se faire via le site net-entreprises.fr ou par l’intermédiaire d’un tiers déclarant ou via le site dpae.fr
Sanctions :
Le défaut d’établissement de la DPAE est sanctionné par :
- une régularisation par l’URSSAF des cotisations de Sécurité social éludées du fait de l’absence de déclaration
- une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti
- peut être caractérisé de délit de travail dissimulé, (3 ans d’emprisonnement, 45.000 euros d’amende, annulation totale ou partielle des exonérations ou réductions de charges sociales, fermeture de l’établissement, ….)
3 – Contrat de travail
Le contrat de travail fixe les éléments essentiels de la relation contractuelle entre l’employeur et le salarié.
Il peut revêtir plusieurs formes : Contrat à durée indéterminée, contrat à durée déterminée, contrat à temps partiel, contrat en alternance, contrat aidé… les possibilités sont variées !
La rédaction du contrat de travail est essentielle : clauses du contrat en fonction des spécificités de l’entreprise et de l’emploi proposé.
Son formalisme est dans certains cas est réglementé :
- Pour le contrat à durée indéterminée : pas d’écrit obligatoire sauf si imposé par la convention collective, mais de nombreuses informations à communiquer aux salariés.
- Pour le CDD : un contrat écrit est obligatoire.
- Pour le contrat à temps partiel : un contrat écrit est obligatoire.
Conseil :
Préalablement à l’embauche, il convient de choisir le contrat le mieux adapté et les aides possibles (État, Pôle emploi, Régions ..).
En cas de CDI, la rédaction d’un écrit est préconisée pour communiquer l’ensemble des informations obligatoires au salarié exigées depuis la Loi DDADUE 2023-171 du 9 mars 2023.
4 – Affiliation à la caisse de retraite de prévoyance et de complémentaire santé
Dans le but d’assurer la protection sociale des salariés, certaines affiliations sont obligatoires :
- Affiliation obligatoire à la caisse de retraite.
- Affiliation aux organismes de prévoyance selon les dispositions de la convention collective, accord de branche, accord d’entreprise …)
- Affiliation obligatoire à un régime collectif de frais de santé avec une couverture minimale, sauf cas de dispenses autorisés.
5 – Registre unique du personnel
Tout salarié doit être inscrit sur le registre unique du personnel.
Le registre unique du personnel doit comporter des informations obligatoires telles que : identification des salariés, emploi, qualification, dates d’embauche et le départ, type de contrat de travail … et doit être mis à jour à chaque survenance ou modification d’un évènement à mentionner.
Sanction :
Le défaut de tenue du registre unique du personnel est sanctionné par une contravention de 4ème classe (750 euros d’amende pour les personnes physiques et 3.750 euros pour les personnes morales).
6 – Visite d’information et de prévention
Visite à effectuer, pour les salariés non soumis à des risques particuliers, dans les 3 mois à compter de la prise effective du poste de travail.
7 – Documents à remettre à l’embauche d’un salarié
Lors de l’embauche d’un salarié, plusieurs documents doivent être remis afin de garantir la conformité aux obligations légales. Parmi ces documents, on retrouve :
- Notice d’information sur les accords collectifs applicables : convention collective et accords d’entreprise s’il y a lieu
- Document récapitulant les informations contenues dans la DPAE
- Notice d’information établie par l’organisme assureur relative à la complémentaire santé et à la prévoyance, si elle existe et un livret sur les dispositifs d’épargne salariale existant dans l’entreprise
- Information du salarié qu’il bénéficie d’un entretien professionnel dont la périodicité est à ce jour tous les 2 ans (ou selon la périodicité prévue par accord collectif).
Sanction :
Le non-respect de ces obligations peut générer un préjudice pour le salarié et engager les responsabilité de l’employeur.
À retenir :
L’embauche d’un salarié génère l’accomplissement de formalités déclaratives obligatoires.
Le non-respect expose l’employeur à des sanctions pénales pour travail illégal.
