Dates clés
La réforme prévoit deux échéances principales pour les établissements :
- 01 Septembre 2026 : À partir de cette date, vous devrez recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs sur une plateforme agréée par l’État.
- 01 Septembre 2027 : Vous devrez émettre toutes vos factures au format électronique et transmettre vos données de ventes (caisse) à l’administration via votre plateforme agréée.
Ce qui change pour votre établissement
La nature des obligations varie selon le type de client :
- Clients professionnels : Vous devrez leur envoyer des factures électroniques via une plateforme agréée (PA). Ceci inclut également l’hébergement pour entreprises (séminaires, déplacements professionnels).
- Si un client paie avec sa carte personnelle mais demande une facture au nom de son entreprise, la facture doit être établie au nom de l’entreprise, déposée sur votre PA, qui la transmettra à la plateforme de l’entreprise.
- Une facture est obligatoire pour les repas supérieurs à 150 € HT destinés à une entreprise, même sans demande. Par ailleurs, l’obligation d’établir et de déposer la facture sur la PA s’applique si le client la demande, quel que soit le montant.
- Clients particuliers : Vos ventes, y compris l’hébergement pour particuliers, devront être déclarées par envoi automatique à l’administration fiscale via votre système d’encaissement ou votre plateforme agréée.
Il est crucial de noter que si vous utilisez plusieurs caisses ou logiciels, tous doivent être interprétables et compatibles avec cette réforme.
Actions de préparation immédiates
Pour se préparer, le document recommande plusieurs étapes :
- Vérifiez votre système de facturation : Contactez votre fournisseur de caisse ou de logiciel pour vérifier la conformité de votre équipement et demander la mise à jour pour la « facturation électronique ».
- Choisissez votre Plateforme Agréée (PA) : Il est conseillé de comparer trois offres (prix, simplicité, assistance) et de s’assurer que la PA choisie s’intégrera à vos processus administratifs.
- Formez votre équipe : Prévoyez deux heures de formation par personne, créez un mémo simple pour vos employés et affichez le mode d’emploi près des caisses.
- Testez votre système : Il faut faire des essais avec des factures tests et vérifier que tout fonctionne avant l’échéance, idéalement avant l’été 2026. Préparez également une information pour vos clients.
Bénéfices de la réforme
La transition vers la facturation électronique remplacera un quotidien caractérisé par des tâches manuelles (classement papier, stockage papier, envoi manuel à l’expert-comptable), des risques d’erreurs et une perte de temps.
Après la mise en œuvre, la facturation électronique permettra une automatisation totale, la transmission des factures par une plateforme, un suivi en temps réel, une réduction des erreurs, un gain de temps et un archivage automatique, ainsi qu’une transmission directe à votre expert-comptable.
