Avec la réforme de la facturation électronique, la gestion des dépenses professionnelles entre dans une nouvelle ère. Selon que la transaction est identifiée comme du B2B (E-invoicing) ou du B2C (E-reporting), les obligations des fournisseurs et les modalités de récupération de la TVA pour les entreprises varient.
Notes de restaurant : entre e-invoicing et e-reporting
En principe, les notes de restaurant destinées à un assujetti (une entreprise) s’inscrivent dans le cadre du e-invoicing. Toutefois, la réglementation prévoit des nuances basées sur le montant et l’identification de l’acheteur :
- Tolérance administrative : Pour les prestations inférieures à 150 € HT, il n’est pas obligatoire de mentionner les éléments d’identification du client sur la note.
- Seuil de 25 € : En dessous de 25 € HT, le restaurateur n’est pas tenu de délivrer une note, sauf si le client en fait expressément la demande.
- E-reporting vs E-invoicing :
- Le e-reporting s’applique si l’acheteur n’est pas identifié comme assujetti (montant < 150 € sans identification ou client particulier).
- Le e-invoicing devient obligatoire dès lors qu’un acheteur assujetti est identifié et demande une facture, et ce, quel que soit le montant ou le moyen de paiement (personnel ou professionnel) utilisé par le collaborateur.
Tickets de péage : une exception encadrée
Bien qu’ils entrent théoriquement dans le champ de la facturation électronique, les tickets de péage bénéficient d’une tolérance doctrinale administrative.
Pour qu’un reçu de péage soit considéré comme un document valant facture, il doit impérativement comporter le taux et le montant de la TVA, un numéro séquentiel et un espace réservé à l’usager. En pratique :
- Cas général (B2C) : La vente aux bornes automatiques sans identification préalable de l’acheteur est traitée en e-reporting.
- Abonnements (B2B) : Si l’entreprise dispose d’un abonnement ou d’une carte accréditive, les transactions basculent en e-invoicing.
Frais avancés par les collaborateurs
Lorsqu’un collaborateur engage des frais professionnels (ex: fournitures de bureau) avec ses moyens personnels et que la facture n’est pas au nom de l’entreprise, les règles suivantes s’appliquent :
- Régime du e-reporting : La transaction est déclarée par le fournisseur comme du B2C. Elle ne fait pas l’objet d’une facture électronique B2B car l’entreprise n’est pas l’acheteur direct identifié.
- Régularisation : L’acheteur peut ultérieurement demander une facture B2B, laquelle devra porter la mention spécifique : « TVA déjà collectée dans le cadre du e-reporting ».
Point de vigilance : la déductibilité de la TVA
Un enjeu majeur de cette réforme concerne le pré-remplissage des déclarations de TVA par l’administration fiscale.
Dans les cas où le collaborateur paie par ses propres moyens et n’est pas identifié comme agissant pour le compte d’un assujetti au moment de la vente (restaurants, péages ou achats divers) :
- L’administration pourra pré-remplir la TVA collectée du fournisseur.
- En revanche, la TVA déductible de l’entreprise ne pourra pas être pré-remplie automatiquement puisque l’acheteur n’a pas été identifié lors de la transaction.
L’entreprise devra alors continuer à utiliser les notes de frais pour justifier et demander le remboursement de ces frais auprès de ses services comptables, tout en conservant les justificatifs conformes pour valider la déduction de TVA.
