Le passage à la facturation électronique transforme les échanges entre entreprises. Ce nouveau système repose sur des statuts de cycle de vie précis qui assurent la transparence entre le fournisseur, l’acheteur et l’administration fiscale.
Facture standard : le cycle de vie classique
La facture standard représente le cas le plus courant : une entreprise vend un bien ou un service, et l’acheteur paie après réception de la facture.
Voici les étapes clés de son parcours :
- Émission et Transmission : Le fournisseur crée sa facture et la dépose sur sa Plateforme de Dématérialisation Associée (PA). Cette plateforme envoie automatiquement les données obligatoires au Portail Public de Facturation (PPF) et transmet la facture à la plateforme de l’acheteur.
- Réception et Acceptation : L’acheteur consulte la facture sur sa propre plateforme. Une fois vérifiée, il l’accepte. Ce statut « Acceptée » est alors renvoyé au fournisseur pour confirmation.
- Paiement et Finalisation : Après le paiement par l’acheteur, le fournisseur déclare l’encaissement auprès de sa plateforme. Le statut final « Encaissée » est alors communiqué à l’acheteur et au PPF pour clore le cycle.
Encaissement partiel
Il arrive qu’une facture ne soit pas réglée en une seule fois. Par exemple, une entreprise de bâtiment peut autoriser un client à fractionner son paiement en plusieurs échéances.
Dans ce cadre :
- Chaque paiement reçu doit faire l’objet d’une déclaration spécifique.
- Le fournisseur déclare l’encaissement partiel à sa plateforme en précisant le montant exact encaissé.
- Le statut « Encaissée » est transmis avec ce montant partiel à la plateforme de l’acheteur et au PPF.
- Cette étape est cruciale pour les prestations de services afin de gérer correctement l’exigibilité de la TVA.
Annulation d’encaissement
Une erreur peut survenir après la déclaration d’un paiement (par exemple, une erreur de rapprochement bancaire ou un paiement frauduleux). Dans ce cas, le fournisseur doit corriger l’information.
- La procédure : Le fournisseur procède à une annulation d’encaissement sur sa plateforme.
- Le signalement : Pour corriger l’erreur, le montant à annuler doit être saisi de manière négative.
- Transmission : Ce flux, portant le statut « Encaissée » avec un montant négatif, est envoyé à la plateforme de l’acheteur et au PPF pour régulariser la situation.
Ce qu’il faut retenir
La facturation électronique ne se limite pas à l’envoi d’un PDF. C’est un système dynamique où chaque étape (acceptation, paiement partiel, correction) est partagée en temps réel entre les acteurs via leurs plateformes respectives. Cela permet un suivi rigoureux de la trésorerie et des obligations fiscales.
