La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est devenue le pivot de toutes les déclarations sociales en France. Elle simplifie les échanges entre les entreprises et les organismes de protection sociale. Cependant, des erreurs peuvent toujours se glisser dans les déclarations initiales. Pour traiter ces situations, un nouveau dispositif est en cours de déploiement : la DSN de substitution. Ce mécanisme vise à améliorer la fiabilité des données transmises et à fluidifier le processus de correction.
Qu’est-ce que la DSN de substitution ?
La DSN de substitution est une déclaration générée par un organisme de recouvrement, comme l’URSSAF, lorsqu’une anomalie ou une incohérence est détectée dans la DSN initiale transmise par une entreprise. Plutôt que d’attendre une correction spontanée du service paie, l’organisme peut, sous certaines conditions, créer et envoyer cette nouvelle DSN qui viendra remplacer la déclaration erronée.
L’objectif de ce dispositif est double : automatiser une partie des corrections sociales et réduire la charge administrative qui pèse sur les entreprises pour rectifier leurs déclarations. Elle agit comme une déclaration corrective, mais initiée par l’organisme lui-même, après avoir notifié l’employeur.
Pourquoi une DSN de substitution ?
Ce mécanisme répond à plusieurs besoins identifiés par les organismes sociaux et les entreprises :
Fluidifier le processus de correction
Jusqu’à présent, les corrections d’erreurs dans les DSN impliquaient souvent des échanges complexes et des délais de traitement. La DSN de substitution propose une approche plus directe. Elle vise à diminuer le temps passé par les entreprises à identifier et corriger manuellement les écarts, pour se concentrer sur l’exactitude des données dès la première déclaration.
Améliorer la fiabilité des données
Les organismes sociaux s’appuient sur les données des DSN pour calculer les cotisations, gérer les droits des salariés et contrôler l’application de la législation. Des erreurs non corrigées peuvent avoir des répercussions sur ces différents aspects. La DSN de substitution permet de s’assurer que les informations enregistrées sont correctes, en intervenant directement pour ajuster les données.
Réduire les contentieux et optimiser les recouvrements
En rectifiant rapidement les erreurs, ce système contribue à prévenir les rappels de cotisations ou les pénalités pour retard de paiement. Il sécurise ainsi les déclarations sociales et permet une meilleure gestion des flux financiers pour les deux parties.
Comment fonctionne la DSN de substitution ?
Le processus de mise en œuvre d’une DSN de substitution suit plusieurs étapes précises :
Détection de l’anomalie
L’URSSAF ou un autre organisme social détecte une incohérence entre la DSN transmise par l’employeur et les informations dont il dispose par ailleurs (par exemple, suite à des événements, ou des déclarations spécifiques comme l’Attestation Employeur Mensuelle pour les intermittents).
Envoi du CRM de rappel
L’organisme envoie à l’entreprise un Compte Rendu Métier de rappel (CRM de rappel). Ce message notifie à l’employeur l’anomalie identifiée et lui accorde un délai pour rectifier sa propre DSN. Il indique précisément la nature de l’erreur à corriger.
Génération de la DSN de substitution
Si l’entreprise ne corrige pas sa DSN initiale dans le délai imparti après réception du CRM de rappel, l’URSSAF génère automatiquement la DSN de substitution. Cette nouvelle déclaration est alors envoyée et remplace la DSN erronée. Elle reflète les corrections apportées par l’organisme.
Notification à l’employeur
L’employeur est informé de la DSN de substitution qui a été générée. Cette notification est accompagnée des détails des ajustements effectués. Il est alors tenu de prendre en compte cette nouvelle déclaration, qui peut avoir des conséquences sur le montant des cotisations dues ou les droits des salariés.
Quelles conséquences pour les employeurs ?
La DSN de substitution modifie la gestion des corrections pour les entreprises :
Nécessité de vigilance accrue
Les entreprises doivent surveiller de près les Compte Rendus Métiers (CRM) émis par les organismes sociaux. Une réaction rapide au CRM de rappel est la seule manière d’éviter qu’une DSN de substitution ne soit générée. Cela implique de s’assurer que les contacts déclarés pour la DSN sont bien à jour et consultés régulièrement.
Impact financier
Une DSN de substitution peut entraîner des ajustements des cotisations sociales à payer, qu’il s’agisse de régularisations en plus ou en moins. En cas d’erreur persistante de l’entreprise et de l’envoi répété de DSN de substitution par l’URSSAF, des pénalités peuvent être appliquées.
Anticipation et précision des données
Le déploiement généralisé de la DSN de substitution, prévu pour 2026, souligne l’importance d’une saisie juste et complète des données dès la première déclaration. Une gestion rigoureuse de la paie et des informations sociales permet de limiter les risques d’anomalies et, par conséquent, les interventions des organismes sociaux.
