À partir du 1er septembre 2025, la réglementation concernant les logiciels de caisse évolue. Fini les attestations de conformité délivrées par les éditeurs eux-mêmes, place à la certification officielle. Cette réforme, portée par la loi de finances pour 2025, vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA et à sécuriser davantage vos transactions.
Fin de l’auto-certification, êtes-vous en règle ?
Jusqu’à présent, pour justifier de la conformité de votre logiciel de caisse, une simple attestation individuelle de l’éditeur était acceptée. Cependant, face aux difficultés rencontrées par les éditeurs pour obtenir les certificats correspondants, l’administration fiscale a accordé un sursis.
À compter du 1er septembre 2025, l’auto-certification des logiciels de caisse ne sera plus acceptée. Si vous utilisez un logiciel ou un système de caisse, vous devrez alors être en mesure de prouver sa conformité par l’une des méthodes suivantes :
- Soit le logiciel est déjà certifié par un organisme accrédité (comme INFOCERT pour la norme NF525 ou le LNE – Laboratoire National de Métrologie et d’Essais).
- Soit l’éditeur de votre logiciel a formulé une demande ferme de certification avant le 31 août 2025. Cette demande doit être formalisée par un engagement ferme, tel qu’un contrat signé, un devis accepté ou une commande ferme passée auprès d’un organisme certificateur.
Cette période de transition s’étendra du 1er septembre 2025 au 28 février 2026. Ensuite, à partir du 1er mars 2026, seuls les certificats délivrés par un organisme accrédité seront valables, et aucun autre justificatif ne sera admis.
Qui est concerné par cette obligation ?
Cette nouvelle obligation s’applique à tous les professionnels qui remplissent simultanément trois conditions:
- Vous êtes assujetti à la TVA.
- Vous réalisez des ventes ou des prestations de services auprès de clients non professionnels (particuliers).
- Vous utilisez un logiciel ou un système de caisse pour enregistrer ces règlements.
Cela inclut également les entreprises qui opèrent à la fois avec des clients particuliers et professionnels, dès lors qu’un logiciel de caisse est utilisé. Les logiciels multifonctions qui intègrent des fonctionnalités de caisse ou qui permettent d’enregistrer des écritures comptables en mode « brouillard » sont également visés par cette certification.
Certaines exceptions existent :
- Les professionnels réalisant exclusivement des opérations avec d’autres professionnels (B2B) et facturant systématiquement.
- Ceux réalisant exclusivement des opérations exonérées de TVA.
- Ceux bénéficiant de la franchise en base de TVA (notamment les micro-entrepreneurs).
- Ceux soumis au régime de remboursement forfaitaire de TVA agricole.
- Les entreprises dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit.
La loi n’impose pas aux commerçants d’être équipés d’une caisse enregistreuse. Cependant, si vous en utilisez une, elle doit être conforme.
Les exigences techniques pour un logiciel certifié
Un logiciel de caisse certifié doit garantir quatre critères essentiels pour les données collectées :
- Inaltérabilité : Les enregistrements des règlements ne peuvent pas être modifiés sans laisser de traces.
- Sécurisation : Les informations d’origine, les modifications et les pièces justificatives sont protégées.
- Conservation : Les données sont enregistrées et clôturées sur une période définie, avec des clôtures journalières, mensuelles et annuelles.
- Archivage : Les données sont archivées sur une période définie (au maximum une fois par an) avec un dispositif garantissant leur intégrité et leur lisibilité.
Non-conformité
Que risquez-vous en cas de non-conformité ?
L’administration fiscale peut effectuer des contrôles inopinés. En cas de non-conformité de votre logiciel de caisse, vous vous exposez à des sanctions importantes :
- Une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse non certifié.
- Un délai de 60 jours vous est accordé pour vous mettre en conformité. Si vous ne le faites pas, une nouvelle amende de 7 500 € sera appliquée.
- La présentation d’un faux certificat est passible de sanctions pénales : jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende.
Le certificat de conformité correspondant à la version exacte de votre logiciel. Chaque mise à jour importante de votre logiciel pourrait nécessiter un nouveau certificat.
Comment vous mettre en conformité ?
Il est recommandé d’anticiper ces changements pour éviter les mauvaises surprises et les sanctions. Voici les étapes à suivre :
- Vérifiez si vous êtes concerné par cette obligation.
- Contactez votre éditeur ou fournisseur de logiciel de caisse. Demandez-lui si votre solution logicielle est déjà certifiée ou s’il a engagé formellement une démarche de certification.
- Si votre logiciel n’est pas encore certifié, l’éditeur doit vous fournir une preuve formelle de son engagement de mise en conformité avant le 31 août 2025 (contrat signé, devis accepté ou commande ferme).
- Si votre logiciel actuel ne peut pas être certifié ou si l’éditeur n’a pas engagé les démarches, vous devrez envisager de changer de logiciel de caisse pour une solution certifiée.
- Conservez précieusement le certificat officiel (ou la preuve d’engagement) pour le présenter en cas de contrôle.
Au-delà de l’obligation : les avantages d’un logiciel certifié
Se conformer à cette nouvelle réglementation n’est pas seulement une contrainte. Avec un logiciel de caisse certifié, vous profiterez de divers avantages :
Sérénité en cas de contrôle fiscal : Vos données sont sécurisées, inaltérables et archivées, vous êtes donc prêt à présenter les justificatifs.
Protection contre les erreurs et les fraudes : L’inaltérabilité des données empêche la suppression ou la modification de ventes sans trace, protégeant ainsi votre activité.
Image professionnelle renforcée : Travailler avec un logiciel certifié démontre votre rigueur et renforce la confiance de vos partenaires et clients.
Données fiables pour piloter votre commerce : Un bon logiciel de caisse est un véritable tableau de bord. Il vous permet de suivre vos ventes en temps réel, d’identifier vos meilleurs produits, de mieux gérer vos stocks et de connaître vos pics d’activité.
Préparation aux futures obligations : Cette transition vous prépare également aux prochaines évolutions numériques, telles que la facturation électronique et l’e-reporting qui deviendront obligatoires à partir de 2026.
