L’effectif annuel moyen (EAM) d’une entreprise est un indicateur essentiel qui détermine une grande partie de ses obligations sociales et fiscales, ainsi que les avantages auxquels elle peut prétendre. Sa détermination précise est fondamentale pour anticiper les éventuels changements réglementaires. Pour l’année 2025, l’effectif est calculé selon des règles spécifiques issues principalement de la loi PACTE de 2019, applicables depuis le 1er janvier 2020. Cet article détaille les modalités de calcul de cet effectif et les conséquences d’un franchissement de seuil, notamment pour l’année 2026.
Les règles de calcul de l’effectif annuel moyen
Un calcul annuel basé sur l’année précédente
L’effectif salarié de l’employeur est déterminé au niveau de l’entreprise, en consolidant tous ses établissements. Il s’agit d’un effectif annuel moyen, calculé le 1er janvier de chaque année (année N) à partir de la moyenne des effectifs mesurés chaque mois de l’année précédente (N-1). Pour la détermination de l’effectif 2026, la moyenne sera donc établie sur les mois de l’année 2025. Les mois où aucun salarié n’est employé ne sont pas pris en compte dans le calcul de cette moyenne. L’effectif obtenu est ensuite arrondi au centième.
Pour le décompte, les salariés à temps plein sont comptés pour une unité. Les salariés à temps partiel sont pris en compte au prorata de leur temps de travail par rapport à la durée légale ou conventionnelle. Il est à noter que pour certaines obligations, comme la participation des salariés aux résultats, l’effectif est mesuré au niveau de l’unité économique et sociale (UES) si elle existe.
Qui est inclus et qui est exclu dans le décompte ?
L’effectif de sécurité sociale inclut généralement toutes les personnes liées à l’employeur par un contrat de travail, y compris les agents et salariés du secteur public relevant du régime d’assurance chômage. Cependant, certaines catégories sont spécifiquement exclues du décompte :
- Les apprentis (sauf pour la tarification AT/MP)
- Les bénéficiaires de contrats aidés ou de contrats de professionnalisation (sauf pour la tarification AT/MP)
- Les salariés recrutés en contrat à durée déterminée (CDD) pour remplacer un salarié absent ou dont le contrat est suspendu (le salarié remplacé reste décompté)
- Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les intérimaires (ils sont comptabilisés par leur entreprise employeur)
- Les stagiaires qui ne sont pas titulaires d’un contrat de travail
- Les volontaires en service civique
- Les dirigeants qui ne sont pas titulaires d’un contrat de travail.
Cas particuliers : entreprises nouvelles et modifications juridiques
Pour les entreprises nouvelles, le mécanisme de gel des effets de seuil (décrit ci-après) ne s’applique pas. L’effectif à prendre en compte pour l’année de création du premier emploi salarié correspond à l’effectif présent le dernier jour du mois de cette première embauche. Si cet effectif dépasse un seuil, l’entreprise est soumise aux obligations correspondantes dès cette année de création. Pour les années suivantes, l’effectif est apprécié selon les modalités classiques.
En cas de modification de la situation juridique de l’employeur entraînant un transfert de contrats de travail, l’effectif pour l’année du transfert est celui constaté le dernier jour du mois du transfert. Les années suivantes, le calcul redevient standard.
Les seuils d’effectif et l’impact sur les entreprises
Une multitude d’obligations et d’avantages liés à l’effectif
L’effectif salarié est un critère qui déclenche ou module de nombreux dispositifs, qu’ils soient fiscaux ou sociaux. En voici quelques exemples :
- Impôts sur les bénéfices et CFE : Seuils de 11 ou 50 salariés pour des exonérations de bénéfices (ZFU-TE, ZRR) ou de CFE (QPV, ZFRR), ou pour l’option au régime des sociétés de personnes.
- Formation professionnelle et apprentissage : Taux de contribution à la formation professionnelle varie selon que l’entreprise compte moins ou plus de 11 salariés. Des règles spécifiques s’appliquent pour la taxe d’apprentissage et la contribution supplémentaire.
- Participation, intéressement et plans d’épargne salariale : La mise en place de la participation est obligatoire à partir de 50 salariés. Les conditions de bénéfice de l’intéressement ou de la participation pour les dirigeants, ainsi que l’exemption de forfait social sur l’épargne salariale, sont également liées à différents seuils d’effectif (moins de 50, moins de 250 salariés).
- Participation construction : Obligation à partir de 50 salariés.
Le mécanisme de l’atténuation des effets de seuil (Gel sur 5 ans)
La loi PACTE a mis en place un mécanisme visant à lisser les effets des franchissements de seuil. Le franchissement à la hausse d’un seuil ne produit ses effets que si le seuil est atteint ou dépassé durant 5 années civiles consécutives. Cela signifie que seules les entreprises qui franchissent durablement un seuil sont soumises à de nouvelles obligations ou perdent des avantages.
Concrètement, si une entreprise franchit un seuil au 1er janvier 2025 (sur la base de son effectif 2024), les obligations correspondantes ne s’appliqueront qu’à partir du 1er janvier 2030. Cette application est conditionnée au maintien de l’effectif au-dessus du seuil pendant les 5 années civiles intermédiaires (de 2025 à 2029 inclus).
Ce délai de 5 ans est réinitialisé si l’entreprise repasse sous le seuil d’effectif au cours de cette période. Si elle revient ensuite au-dessus du seuil, un nouveau délai de 5 ans débute.
Les situations non concernées par le gel sur 5 ans
Le mécanisme du gel sur 5 ans ne s’applique pas dans certains cas :
- Les entreprises nouvelles ou celles qui embauchent leur premier salarié.
- Pour certains dispositifs spécifiques prévoyant des financements ou des régimes dérogatoires : le franchissement du seuil entraîne une perte immédiate de ces mesures.
- Les entreprises qui, au 1er janvier 2020, avaient déjà un effectif supérieur ou égal à un seuil et étaient déjà soumises aux obligations liées à ce seuil (exclusion transitoire).
- Les employeurs qui bénéficiaient déjà d’un ancien mécanisme de gel ou de lissage des effets de seuil au 31 décembre 2019 continuent de l’appliquer jusqu’à son terme, sans pouvoir bénéficier du nouveau dispositif de 5 ans.
