Cycle de vie de la facture électronique

La réforme de la facturation électronique en France ne se limite pas à l’envoi d’un fichier numérique ; elle introduit un suivi en temps réel de chaque document, de son émission jusqu’à son paiement final. Ce processus, appelé « cycle de vie », repose sur l’échange de statuts entre les entreprises, leurs plateformes et l’administration fiscale.

Comprendre les flux et les acteurs

Pour que ce système fonctionne, trois acteurs principaux communiquent : le Vendeur, l’Acheteur et les Plateformes Agréées (PA).

• Le périmètre e-invoicing concerne les échanges entre entreprises assujetties à la TVA en France.
• Les données circulent via différents messages : le Flux 1 (données pour l’administration), le Flux 2 (la facture complète au format Factur-X, UBL ou CII) et le Flux 3 (formats spécifiques convenus entre les parties).

Les 4 statuts obligatoires à connaître

L’administration fiscale exige le suivi de quatre étapes clés, gérées par toutes les plateformes :

1. Déposée : La facture est transmise par le vendeur à sa plateforme.
2. Rejetée : Une erreur technique ou réglementaire est détectée par l’une des plateformes (PA-E ou PA-R).
3. Refusée : L’acheteur décline la facture pour un motif métier (ex: transaction inconnue).
4. Encaissée : Le vendeur confirme la réception du paiement, ce qui permet notamment de pré-remplir la déclaration de TVA pour les prestations de services.

D’autres statuts, comme « Mise à disposition » ou « Approuvée », sont fortement recommandés pour fluidifier la relation commerciale.

Que faire en cas de rejet ou de refus ?

Une distinction cruciale doit être faite entre un rejet technique et un refus commercial :

• Le Rejet (statut « Rejetée ») : Si la plateforme détecte une erreur de conformité, la facture ne parvient jamais à l’acheteur. Le vendeur doit alors procéder à une annulation comptable interne (via un avoir interne non transmis) avant de réémettre une facture correcte.
• Le Refus (statut « Refusée ») : Si l’acheteur refuse la facture, ce statut annule les données précédemment envoyées à l’administration. Le vendeur doit également annuler la facture dans ses comptes et en créer une nouvelle si nécessaire.

La gestion des litiges commerciaux

En cas de désaccord sur le montant ou la qualité du service, l’acheteur utilise le statut « En litige ». Ce statut est visible par toutes les parties, y compris l’administration. Pour résoudre un litige, deux voies sont possibles :

1. L’émission d’un avoir : Le vendeur crée un avoir (F2) pour corriger ou annuler la facture initiale (F1). L’acheteur approuve ensuite les deux documents pour déclencher le paiement du solde.
2. La facture rectificative : Le vendeur émet une facture qui annule et remplace la précédente. La facture initiale doit alors être marquée comme « Annulée » pour fermer son cycle de vie.

Anticiper les situations exceptionnelles

Si votre client n’a pas encore choisi de plateforme (PA), vous avez tout de même l’obligation d’émettre la facture électroniquement via votre propre plateforme. Dans ce cas, il est conseillé de contacter le client directement et de lui fournir un duplicata lisible pour faciliter le paiement.

Attention : Le projet de loi de finances pour 2026 prévoit des sanctions pour les entreprises ne disposant pas d’une adresse de facturation électronique active.

En tant qu’experts-comptables, nous vous accompagnons dans le choix de vos plateformes et dans l’adaptation de vos processus internes pour garantir votre conformité à cette nouvelle réglementation.