Webinaire RFE Academy : Entités avec TVA externalisant leur comptabilité

La réforme de la facturation électronique (RFE) approche et représente bien plus qu’une simple contrainte légale : c’est une réforme profonde et une opportunité de digitaliser l’ensemble de la gestion de votre entreprise.

Pour vous accompagner dans cette transition, les cabinets SECOFI et BPA ont uni leurs forces pour créer la RFE Academy. Vous avez été nombreux à nous solliciter sur les impacts concrets de cette réforme, c’est pourquoi nous avons le plaisir de mettre à votre disposition le replay complet de notre webinaire thématique dont la démonstration d’une plateforme agréée (Pennylane).

Pourquoi regarder ce replay ?

Ce webinaire a été spécifiquement conçu pour les sociétés assujetties à la TVA qui externalisent leur comptabilité. L’objectif est de vous donner les clés pour anticiper les changements majeurs, notamment autour de la réception des factures, qui deviendra obligatoire pour toutes les entreprises dès le 1er septembre 2026.

Voici les points clés à retenir de notre webinaire pour préparer votre structure en toute sérénité.

1. Qu’est-ce qu’une « vraie » facture électronique ?

Oubliez les fichiers PDF envoyés par mail, les documents Word ou Excel : dès l’entrée en vigueur de la réforme, ces formats ne seront plus considérés comme des factures électroniques.

La norme retenue est un fichier structuré, principalement sous le format Facture-X. Ce format hybride contient :

• Un côté « face » : un PDF lisible par l’œil humain.
• Un côté « pile » : un fichier XML (données informatiques) destiné à être lu automatiquement par l’administration fiscale et les plateformes.

2. Le schéma en « Y » : Comment circuleront vos factures ?

Le circuit de facturation devient plus sécurisé mais aussi plus encadré. Le flux passera par des Plateformes Agréées (PA) :

1. Le fournisseur émet sa facture sur sa PA.
2. La PA vérifie la conformité (mentions obligatoires, calculs).
3. La facture est transmise à la PA du client.
4. En parallèle, les données sont envoyées au Portail Public de Facturation (PPF) pour l’administration fiscale.

3. Calendrier et échéances critiques

Rappel des échéances :

• 1er septembre 2026 : Obligation pour toutes les entreprises (quelle que soit leur taille) d’être en mesure de recevoir des factures électroniques.
• 1er septembre 2026 : Obligation d’émission pour les Grandes Entreprises et ETI.
• 1er septembre 2027 : Obligation d’émission pour toutes les TPE, PME et micro-entrepreneurs.

4. Les impacts majeurs sur votre organisation quotidienne

Le webinaire a mis en lumière des changements opérationnels de taille :

• La règle des 24 heures : Une facture devra être transmise à la plateforme sous 24 heures maximum après sa création. Antidater des factures sera désormais impossible.
• Plus de modifications manuelles : Une fois finalisée, une facture ne peut plus être modifiée. En cas d’erreur, l’émission d’un avoir devient obligatoire.
• Gestion des statuts : Vous devrez activement approuver ou refuser les factures reçues sur votre plateforme. Le statut du paiement devra également être renseigné, notamment pour les prestations de services.

5. E-reporting et cas particuliers (International, B2C, Notes de frais)

Tout ne passe pas par le circuit classique de facturation électronique (e-invoicing).

• International et Particuliers (B2C) : Vous continuerez d’émettre des factures classiques, mais vous devrez transmettre périodiquement vos données de transaction à l’administration via le e-reporting.
• Notes de frais : À terme, les tickets de caisse papier disparaîtront au profit de QR codes que le collaborateur flashera pour identifier l’entreprise et générer une facture électronique directe.
• Régime simplifié : Notez que le régime simplifié de TVA sera supprimé en 2027, entraînant un rythme de déclaration plus fréquent (mensuel ou trimestriel).

6. Risques et sanctions : pourquoi ne pas attendre ?

L’administration a prévu des sanctions dissuasives pour garantir le succès de la réforme :

• 500 € à 1 000 € d’amende en cas d’absence de choix d’une plateforme agréée.
• 15 € par facture non transmise au format électronique (plafonné à 15 000 € par an).
• Risque opérationnel : Une mauvaise préparation peut entraîner des blocages de paiements et fragiliser vos relations avec vos fournisseurs.

7. L’accompagnement de la RFE Academy

Pour vous guider, SECOFI et BPA ont mis en place un parcours de transition en 5 étapes :

1. Mise en conformité : Choix et inscription sur une Plateforme Agréée compatible avec vos outils.
2. Diagnostic personnalisé : Cartographie de vos flux spécifiques (ventes comptoir, e-commerce, etc.).
3. Formation Réception : Maîtriser l’outil pour gérer vos achats dès 2026.
4. Formation Émission : Préparer vos outils de vente (anticipation conseillée dès début 2027).
5. Support et Hotline : Un accompagnement technique durant les premiers mois de mise en œuvre.

Ne subissez pas la réforme, faites-en un levier de productivité !

Questions-réponses

Que se passe-t-il si les le collaborateur paye en son nom puis soumet la dépense à l’entreprise sous la forme d’une note de frais ?

On avait déjà un petit peu répondu là-dessus C’est à dire que on reste dans la, on reste dans la tolérance. En fait, il n’y aura pas de difficulté particulière pour autant sur la partie restaurant. C’est sûr que si c’est un repas d’affaires avec une note.

De restaurants de plus de 150€. Il y a l’obligation en fait de pour le restaurateur d’émettre une facturation électronique si c’est dans le cadre professionnel. Voilà donc.

Alors j’ajoute juste un point, c’est que la tolérance, elle est temporaire et qu’à terme, l’idée c’est que il faudra faire les démarches pour que pour que la facture soit adressée à l’entreprise par voie électronique. Donc oui, il y a une tolérance, mais j’aurais tendance à dire.

Dès maintenant, commencez à sensibiliser ou à la rentrée, commencez à sensibiliser vos collaborateurs. Parce que ça se ça va pas se faire en quelques jours ça va être une nouvelle façon de faire et de nouveaux réflexes à adopter.

Quand disposera t’on d’un environnement de test pour affiner notre compréhension puis faire évoluer notre organisation ?

J’ai répondu, en fait, y a Pennylane qui a prévu un environnement de test, mais c’est juste en fait, c’est la démonstration qu’on vous a faite. En revanche, pour les tests complets, on s’aperçoit que ils sont en phase de test et ils sont en phase de finalisation avec l’État alors qu’ils étaient très en avance et donc on aura la validation et l’ouverture des PA qui sera pleinement opérationnel mais on n’a pas encore de date mais on est voilà.

Et pour les tests, sachez si certains d’entre vous seraient volontaires, il y a un système où vous pouvez être pilote, donc vous pouvez pré-tester la réforme en demandant à le faire à votre plateforme agréée.
Et sachant que, en fait, c’est toute la difficulté de l’exercice pour nous aussi, c’est parce que les plateformes n’ont pas vraiment dévoilé leur jeu d’essai et n’ont pas livré leur interface, même à ce jour, et ce qui.
Qui rend plus complexe les choses pour nous. Heureusement on a un jeu d’essai Pennylane qu’on a pu vous qu’on a pu vous montrer. Mais effectivement même les même les plateformes sont sont sont pas elles sont prêtes mais elles nous montrent pas les interfaces donc c’est un peu perturbant pour nous.